Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste.
Laatimispvm: 6.3.2018
1. Henkilörekisterin rekisterinpitäjä
Vammaisten maahanmuuttajien tukikeskus Hilma
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
kehittämispäällikkö Karoliina Mäki
PL 30, 00030 IIRIS
karoliina.maki@tukikeskushilma.fi
p. 0503002501
3. Henkilörekisterin nimi
Tukikeskus Hilman asiakasrekisteri
4. Henkilörekisterin käyttötarkoitus ja käsittelyn perusteet
Rekisterissä olevia tietoja käyttävät Tukikeskus Hilman työntekijät.
Asiakasyhteydenpidon kirjaamisen tarkoituksena on varmistaa, että asiakkaan
kanssa sovitut asiat tulevat hoidetuiksi ja asiakastyöntekijöillä on
käytettävissään asiakkaan sosiaaliturvaan, kuntoutukseen, palveluihin ja
terveydentilaan liittyviä tietoja, jotta hän voi parhaiten hoitaa asiakkaan kanssa
sovittuja toimeksiantoja ja tehtäviä.
5. Henkilörekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään tietoa Tukikeskus Hilman asiakkaista. Asiakkailta
pyydetään kirjallinen lupa tietojen keräämiseen ja käyttämiseen.
Rekisteriin merkittäviä tietoja ovat
• asiakkaan yhteystiedot, mukaan lukien kotikunta
• asiakkaan henkilötunnus tarvittaessa ja asiakkaan erillisellä
suostumuksella
• asiakkaan ikä
• asiakkaan äidinkieli ja asiakasyhteydenpidossa käyttämä kieli
• asiakkaan lähtömaa, Suomessa oleskeluaika ja oleskelustatus
(mukaan lukien tieto siitä, onko asiakas Suomen kansalainen)
• asiakkaan työelämästatus
• asiakkaan perhesuhteet (jos merkityksellisiä asiakkaan asioiden
hoidon kannalta)
• asiakkaan vamman tilanne ja mistä kyseinen tieto on peräisin
(esim. asiakkaan kertomana tai lääkärintodistuksesta)
• omaiset tai viranomaiset, joihin asiakkaan luvalla saa olla
yhteydessä
• työntekijöiden yhteydenpito asiakkaaseen (pvm, mitä asia koski,
mahdollisesti sovitut jatkotoimet ja työntekijän nimikirjaimet)
• työntekijöiden ja omaisten tai viranomaisten välinen yhteydenpito
• maininta asiakkaan antamista luvista, valtuutuksista tai
valtakirjoista (kenelle annettu, mitä koskeva)
Rekisteriin kerätään asiakkaan asian hoitamisen kannalta ajanmukaiset
faktatiedot.
Rekisteriin liitetään tarvittaessa asiakkaasta kirjoitettuja lausuntoja tai muita
hänestä laadittuja asiakastietoja / asiakirjoja. Tällöin asiakkaasta luodaan oma
hakemisto.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin kerätään tietoja asiakkaalta.
Lisäksi Rekisteriin voidaan merkitä sosiaalityöntekijöiltä,
vastaanottokeskuksen työntekijöiltä, lääkäreiltä tai muulta vastavalta taholta
(esim. omaiset) saatavia tietoja, joita työntekijät ovat asiakkaan luvalla
hankkineet. Tarvittaessa asiakkaalta pyydetään kirjallinen lupa / valtakirja.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan
talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.
Rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan luvalla.
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Tukikeskus Hilman toimistohuoneet, Näkövammaisten toimintaja palvelukeskus Iiris (Marjaniementie 74, 00930 HKI), 5. krs.,
huone 5123 ja huone 5124, lukolliset kaapit. Avaimia säilytetään
paikassa, jonka tietävät vain tukikeskus Hilman työntekijät.
B. ATK:lle talletetut tiedot
Rekisteri on pääasiassa elektronisessa muodossa Tukikeskus
Hilman omassa verkkotietokannassa. Pääsy kansioon on
tukikeskus Hilman työntekijöillä sekä atk-tukihenkilöllä.
Tukikeskus Hilman verkkotietokannasta & laitteiden suojauksesta
huolehtii Network Services Finland Oy.
9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Henkilörekisteriin rekisteröidyllä on oikeus nähdä ja tarkastaa kaikki
henkilötietonsa ja pyynnöstä saada ne kirjallisina ja maksuttomasti kerran
vuodessa. Tietojen antamisesta saa periä korvauksen vain, jos siitä, kun
asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on
kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Perittävä korvaus on 10 euroa.
Tiedot henkilörekisteristä antaa tukikeskus Hilman työntekijä.
10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Henkilörekisterissä havaitut selvät virheellisyydet korjataan normaalina
ylläpitomenettelynä. Henkilörekisterin tietoja voidaan rekisteröidyn pyynnöstä
oikaista, poistaa tai täydentää. Tietojen oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti
osoitettuna kehittämispäällikkö Karoliina Mäelle. Oikaisupyyntöön vastataan
mahdollisimman pian tai viimeistään 1 kuukauden kuluessa EU:n tietosuojaasetuksen mukaisesti.
Karoliina Mäki
Vammaisfoorumi/Vammaisten maahanmuuttajien Tukikeskus Hilma
PL 30, 00030 Iiris
p. 0503002501
Virheellisten tietojen korjauksista jää jälki järjestelmään siten, että sekä
alkuperäinen että korjattu merkintä ovat myöhemmin luettavissa.
Mikäli oikaisuvaatimukseen ei suostuta, annetaan rekisteröidylle asiaa
koskeva kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee kieltäytymisen syy